一、核心职责：采购流程支持

1. 文档处理与管理：
· 负责准备、整理和归档各类采购文件，如采购申请单、询价单、采购订单、合同等。
· 确保所有采购文档的准确性和完整性，并按照公司规定进行编号和存档。
2. 询价与比价：
· 根据采购申请，向多家供应商发出询价单（RFQ）。
· 收集供应商的报价，并初步整理成比价表，为采购专员的决策提供数据支持。
3. 订单跟进：
· 在采购专员确认供应商和价格后，负责向供应商下达正式的采购订单（PO）。
· 跟踪订单的执行状态，与供应商确认交期，确保物料或服务能按时交付。
4. 系统数据维护：
· 在企业的ERP（企业资源计划）或采购管理系统中，准确录入和维护供应商信息、物料信息、采购订单等数据。
· 定期更新系统中的采购数据，确保信息的实时性和准确性。

二、供应商协同与沟通

1. 初级沟通：
· 作为与供应商对接的第一联系人，处理日常的邮件和电话沟通。
· 向供应商传达公司的需求、询问交期、协调简单的订单变更等。
2. 关系维护支持：
· 协助采购专员维护与供应商的良好关系，例如安排会议、收发样品等。
3. 问题初步处理：
· 接收并初步处理供应商或内部同事关于订单状态的查询。
· 将供应商反馈的交付、质量等问题及时汇报给采购专员。

三、内部协调与对接

1. 跨部门支持：
· 与仓储部门对接，协助处理收货事宜，核对到货数量与订单是否一致。
· 与财务部门对接，协助处理发票核对、付款申请等事宜，确保三单匹配（采购订单、入库单、发票）。
· 与需求部门（如生产、销售、项目组）沟通，确认采购需求的细节和紧急程度。

四、市场与信息管理

1. 供应商信息管理：
· 建立并维护供应商档案，包括联系方式、营业执照、产品目录、合作协议等。
· 协助收集潜在的新供应商信息，并进行初步的资料整理。
2. 市场信息收集：
· 协助收集所负责物料的市场价格、行业动态等基本信息。

五、其他行政事务

1. 接待与安排：接待来访的供应商代表。
2. 会议与报告：准备采购部门会议资料，协助制作简单的采购报表和统计数据分析。

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任职要求（通常与职责配套）

· 学历：大专及以上学历，物流、供应链、商务管理等相关专业优先。
· 经验：有无经验均可，但有相关实习或工作经验是加分项。
· 技能：
· 熟练使用Office办公软件，尤其是Excel（用于制作表格和数据分析）。
· 熟悉或了解ERP系统操作（如SAP、Oracle、用友、金蝶等）。
· 具备良好的沟通能力和谈判辅助能力。
· 注重细节，有强烈的责任心和条理性。
· 具备基本的数字敏感度和数据分析能力。